22.3.1. 線上下單系統

人因為需求而思考而解決問題。2003 年有一個炎熱秋虎之日卡之屋向我提及因為業務面的成長,電話、接收檔案、查詢的繁多已經逐漸變成一片阻止突越的風牆,要保持高品質的服務但又要服務大量湧入的資料與資訊與電話查詢變成兩難,因此網路下單系統變成必然要走的路。

當開始探究與思考所謂『線上下單系統』時,開始發現它的考驗在於:

    1. 有大量的資料(檔案)要送回。
    2. 這些資料與若干資訊(訂單)要配合。
    3. 同時一定要解決進度查詢、出貨單查詢、帳款查詢、甚至是客戶的客戶之出貨與帳款處理

和一般網路下單買手機買機票最大的差異在於空間與時間:

    1. 空間:檔案(資料流)相對於訂單(資訊流)
    2. 時間:交易標的物不是已經存在,而是下單後逐步完成。

現有存在的類似需求之系統是號稱花費數百萬與長時間開發的家裡蹲之『委託單印製系統』(http://order.draw123.com.tw/NewOrder/),但是我總覺得那不是我們想要的樣子,事實上很久以前就曾經試做一下,但是旋即停頓,因為我感覺不到那是太有意義的方向。當然在若干電子廠與軟體研發公司用的系統也是有相似東西,但是目標使用者的層級卻大大不同,當然成本更是不是目標範圍內的。

就在思考風牆前有一天突然瀏覽到一個提供『客製型』的 FTP 解決方案的網站(www.ftpdesign.com),看到一半時我心理就知道為什麼一直躊躇的理由與解決方法了。大量的檔案資料勢必要用 FTP 傳輸,但要用一個更隱性的方式,而分析這個問題時一直受到『線上下單』一辭的字面干擾,因此一直以全部在網頁上思考作文章。再退回原點時我清楚分析出會送檔案的是美工設計或是印刷掮客,不會是一般社會大眾!所以這根本是一個 B-B 的問題,而不是 B-C 的問題,所以淺意識中一直對家裡蹲之『委託單印製系統』的解法感到不妥。

當方向確認之後藍圖自然萌生,一切的必然與所需也佈建位置,所以在短短二個月與耗資數十萬元左右就完成了我們以為相對更先進的真正 B-B 線上下單系統,事實上已經超越原先設定的目標,包括:

    1. 操作快速便捷,傳檔用拉的或是貼入就好,同時過濾非意圖接受製作檔案,圖示顯示檔案屬性一目了然。

    2. 一公司多人帳號可分別『員工管理』、『下單傳檔,』、『流程查詢』、『發貨清單』、『檢視帳款』、『檢視成本』等權限,任何人登入時都只需一對登入名稱與密碼即可,也可以自己改密碼或是更改輸入資料。

    3. 因為只要是大量資料傳輸,所以不必安裝 WinZip 可事先壓縮或是傳輸前即時壓縮後傳輸,大大節省收送雙方的頻寬,根據一般的測試約可節省 4.5 成的頻寬。

    4. 高速單一功能的FTP傳檔作業,比泛功能的 CuteFTP, BulletFTP 等 FTP 軟體還快,比家裡蹲掛在網頁上的SaxFile更快上 35%(www.softartisans.com),而且避免了離開網頁就斷了傳輸的困擾,沒有家裡蹲於傳檔時不可離開該網頁之限制與麻煩。

    5. 傳輸時即時監控同一網路區域內之其他網路作業,不搶網路上其他使用頻寬,不會讓其他網頁瀏覽變慢。讓傳送端的客戶不會因為下單而干擾其他同事或是本機台低量但需高反應的網頁瀏覽。

    6. 傳送客戶檔案時使用 Secured FTP Protocol SSL, SSH 與 SSH2 保密通信協定,128 位元保密以確保客戶的隱私與權益,同時要能應付通訊中或破損之後自動恢復續傳,以避免網路品質不穩的問題。

    7. 可自己修改傳輸後的檔案(限未進入生產流程前),也可自己修改傳輸後的訂單內容或是刪除訂單(限未進入生產流程前),而不是在這種意外處理時要求客戶打電話來,這樣就與原先的目標相違了。

    8. 讓客戶可以下載傳過的檔案更可以下載印刷作業上幫客戶轉好的數位母檔 PDF 檔案(我們為您保存 XXX 天)。

    9. 個人化的跑馬燈訊息告訴您最新狀況各自的訊息,包括帳務、日常問候、一般通道與最新資訊線上通知等,所有欄位均可隨意排序與縮放。

    10. 依下單者,類別,狀態與任意期間檢視訂單的內容。

    11. 主機的 ASP 程式碼只有 20K,相較 B-C 的方式足足有數十倍以上之小,因此主機負荷小很多可以服伺更多客戶,反應更快,使用 Compact WWW Protocol 所有查詢均超快與極小資料傳輸交換,不佔用太多頻寬,例如以家裡蹲之『委託單印製系統』光是載入一個下單畫面就要先由遠端家裡蹲的網頁伺服機收取 200 多 KB 的資料,解譯與傳輸時間浪費過多。

    12. 利用極成熟與普遍的 Microsoft Excel 之表單與分析功能,提供委印訂單之轉換到 Microsoft Excel 介面,並具備分析與其他轉換能力, 帳單可依品名,樣式,印件內容與任意期間查詢,也可直接產生 Microsoft Excel 報表檔案,利用品名,樣式,印件內容與任意期間查詢,可以直接生成客戶的客戶出貨單,使用 Microsoft Excel 格式,可以再潤飾修改;出貨單,帳單的樣本格式均可自行修改。

    13. 可用EMail通知出貨或是其他提示的狀況,未來可加上簡訊通知。

    14. 提供檔案預先命名機制避免大量檔案時過多的下拉選單選擇。

    15. 歡迎畫面由主機控管可隨時修改,價格與產品資料庫一客戶等級分類,可自動更新,當然可以隨時高速預估委印金額。

    16. 分離資料流(檔案)與資訊流(訂單)到二種伺服機構,WWW 與 FTP 主機可以分離成兩台主機,相較原先的效率可以有效地提高,或是換一個角度看是降低硬體與網路的投資。

    17. 後台系統自動抽離檔案到各自工作區同時自行執行必要的解壓縮,並將訂單資料匯入生產系統,完全省掉原先建單的時間與可能之錯誤,當然也匯入生產系統與會計帳務系統的資料讓客戶可以即時自由自在地查閱自己的資料。

    18. 相較於花費數百萬與一年多,我的團隊只用少於十萬與二個月建構一個比較更完善的系統;難以想像與始料未及的,因為採用內容與控制分離的概念製作,居然也很容易移植到任何一個需要相似功能的行業,例如相片沖洗,因為產品與價格表完全建構於客戶自己定義的資料庫內,而外觀更是完全可以自己設定,因而完成了原先設定的提供更好服務而不轉嫁費用給客戶的前提。

    19. 高速與便捷是現在的完成結果,因為 B-B 的思考與樂高積木式的設計,所以應用在合版的未來發展上產生了極有趣的思考與發展方向,例如我們已開發的『名片製造機』,結合 CorelDraw 或 Illustrator 與資料庫,讓客戶將現有的版型轉為樣板,在處理企業型客戶時就變的只是文字處理工作而已。

 進入留言討論區

counter

Idea associations
Table of contents