22.2.6. 當生產量化之後隨之而來的問題

當生產的製程開始變多變大之後,對應的生產組織就得跟著膨脹,分工不見的是最佳的拆解方式,分工友時容易造秤無法相互支援,也無法理解與掌握生產緊湊的合版之總進度與機動調配之控制,當公司小時,精明幹練的老板或是幹部可以掌握,但是靠個人之聰穎總是有限,當成長到無法掌控之時就是效率與品質下降的時候,效率與品質下降代表誤失率也跟著升高,成長就跟著受挫而停滯,或是衰退!

事實上的市場觀測也發現舞臺上的從事合版的公司或是工廠都有一段快速炫目的成長期,但是若干時間之後就陷入無法成長了泥淖之中了,不能成長的同時反過來外在的環境是人員組織無法節約下降,競爭者卻一步一步壓低價格。

如果無法克服這個障礙,這個效應也將控制著公司衍生分公司時的困擾,當母公司壯大開始繁殖外地分公司時,相似的問題也是一樣發生,新生的公司不一定能具備原母公司的效能,更可能拖住母公司的人員與品質,所以我看到了很多分生的子公司遠不及母公司的效能,或是甚至來不及成長!舉個例子來說,家裡蹲台北分公司之開設遠早於目前活耀於台北的彩坊與卡之屋,所擁有與獲得的奶水與支援也應該高於這兩家公司,但是於今日回顧,這兩家都已經長的比家裡蹲台北分公司更壯更大。

我不是指家裡蹲台北分公司比彩坊或卡之屋差,如果無法克服這個障礙,彩坊或卡之屋若是到台中開分公司的話,或許更慘。

所以我一直思考如何盡量克服這個障礙,我覺得可以分成兩個方向來克服:

主觀的管理經營理念與魅力:這是各公司領導階層的本質與學習管理的努力之問題,牽涉到風格、人性與管理的藝術,非本文之所有能力去討論與建議,因此我不在此繼續論述這方面的議題。

客觀的輔助工具:第一階段是包括去過度專業人員需求的工具,讓工具盡量不要有太多的個人因素,這樣才能讓成長是決定於需求與資本,而不是部份能幹的人時間與精力耗盡之後的效率與品質之下降,我以為只要是工具進步到一般人短暫訓練之後就能獲得一致的工作品質與效能,以解除生產量產後的無法擴大之問題;第二階段是資料收集與進度掌控的工具,工作量變大時公司很忙人員跑來跑去,但是實際的總和狀況是什麼?管理階層是否有足夠的即時資訊做即時的判斷?

沒有有效的資訊收集工具,

管理者會被邊緣化變成無知的旁觀者。

所以根據這個想法下,我們已製作的相關合版工具目前有:

  • SiriusSend:網路下單的模組,包含的特徵功能有:動態品項與價格資料庫、即時壓縮、FTP續傳與背景傳輸、帳款查詢、自訂使用層級、更新與反下載檔案等。
  • SiriusExtract:抽取檔案到相對的分門別類共同處理區,分別能處理網路下單、Email下單、FTP下單、或是直接拿光碟來的訂單。
  • SiriusConerterCDR:根據印刷尺寸各式裁切法,自動標準命名,按單面、雙面、局部上光多模自動排列,存出檔案或是轉成PDF,以及檢查與修正CorelDraw檔案的可能問題。
  • SiriusConverterAI:同上,但是是專門對付Illustator的,介面與SiriusConverterCDR一致。
  • SiriusSplitMerger:分割與合併PDF的工具。
  • MergePDF:更強力的PDF預先處理器,包含任意分割、合併、抽取與左右跨頁分割等的整搞處理器。
  • SiriusExplorer:雙視窗檔案總管,兩個視窗可連動,可記錄多個預定目錄,並具備多個簡易快速功能。
  • SiriusFolderSpy:除SiriusExplorer功能外,增加可指定若干被監控的目錄,監控其目錄檔案進出情況,最適合監控各階段目錄進度的監控。
  • SiriusFolderScanner:除SiriusExplorer功能外,增加一指定被監控的目錄,分別監控其下之子目錄檔案進出情況,最適合監控FTP進稿的監控。
  • SiriusMails:結合電子郵件,自動收取信件,將郵件內容與附件根據資料庫客戶之對應電子信箱開啟目錄抽出儲存,並自動回信通知;並可控制篩除惡意電子郵件,或是警示回覆追蹤來源。
  • SiriusAudit:監控共同處理區是否有誤放位置之印件,例如萊妮錯放到象牙區去了;以及最重要的,監控各作業區內的作業處理進度,有多少已完成,多少尚未處理,與總進度等作業,提供管理者決策判斷指揮之用,最好的是也能透過網際網路執行遠端監控,就算是老闆出國也可時了解廠內即時動態。
  • Sirius:整個合版印前作業的核心,包含讀入檔案與相關屬性、計算最理想開版、合版(自動任意排列單雙輪轉與含圖指示圖)、以及行動書版(傳統組版處裡書籍型錄),每台處理不超過1分鐘(含指示圖),並建立提供印刷案件後續分派加工與交貨追蹤處理之資料庫資料。

以下各節在逐一說明各模組的目的以勾勒藍圖。

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